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明確な期限が示されない指示は全てASAPだと考える

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Construction workers 199695 640

こんにちは!フレッチです。

皆さんは、誰かから仕事を振られた時にどのように処理しますか?

明確に期限を示してくれれば取り組みやすいですが、そうでないことも多いのではないでしょうか。

期限が示されない仕事は最優先?後回し?

私は、全てASAPとして扱います。

ASAP≠最優先

誤解を避けるために書いておくと、この記事ではASAPとは必ずしも最優先を意味するわけではありません。

As Soon As Possibleは、可及的速やかに、つまりできるだけ早く、という意味しかないと考えます。

ASAPや「なる早」というと、何を差し置いても最優先で、という意味で使われがちですが、私は文字通り「可能な限り」の範囲でしか急ぎません。

期限の近いものや、より重要なことがあれば、そちらに高い優先順位を設定します。

こうすることで、必然的に、ASAPのタスクはスキマ仕事になります。スキマ時間にちょこちょこと進めて、サクサク片付けるわけです。

とりあえず形にして修正を仰ぐ

ASAPのタスクをスキマ仕事にすると、腰を据えて完成品を仕上げることは不可能になります。

なので、最初の段階では細かいことは敢えて考えず、まず大まかな形を与えます。

いわゆるベータ版のような感じで、大枠を作ってから細部を詰めるという取り組み方にするのです。

期限が示されない仕事というのは、「とりあえず」振られた仕事である確率が高いので、結果も「とりあえず」でまず出してみる。

とりあえずの形ですから、高い確率で修正項目が出てくるでしょう。

修正点を整理したら、またスキマ時間を使って細かい修正を行い、細かいスパンで報告、提出を重ねる。

ほとんどのホワイトカラーの仕事というのは、重箱の隅をつつくような細かさは要求されません。少しくらい大雑把でも、仕事は進められます。

スキマ時間にできないならきちんとしたプロジェクトにする

モノづくりの現場では、じっくり取り組まれ細部まで行き渡った完成度は「品質」となりますが、書類仕事の現場では、丁寧さや完成度よりも、スピードのほうが評価されることも多いはずです。

私は、仕事を振られたらその日のうちにアルファ版を作り、遅くともその週のうちにはベータ版を出すように心がけています。逆に、それ以上時間がかかる仕事は、明確な期限を設けないと危ない、もしくは自分の能力だけでは処理するのが難しい仕事だと考えていいでしょう。

スキマ時間に処理できないようなら、改めて期限を確認し、スケジュールを切って、ひとつのプロジェクトとして処理すべきです。でないと、いつまでたっても形にならず、忘却の彼方へ行ってしまうか、手遅れになってしまうかのどちらかです。

それじゃあ、また。

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